10 vantaggi della digitalizzazione dei documenti
Digitalizzare i documenti è una scelta smart e green. Salvare spazio, aumentare la sicurezza, lavorare meglio. Ecco alcuni motivi per scegliere un software di gestione documentale.
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1 Più spazio in ufficio
Digitalizzare i documenti consentirà di salvare spazio, svuotando intere aree dedicate all’archiviazione e all’accumulo di carta.
2 Preservare i documenti più a lungo
Maneggiare documenti cartacei più volte e a distanza di anni significa anche deteriorarli e rischiare di perdere informazioni importanti. La digitalizzazione dei documenti è l’alternativa migliore per salvaguardare il vostro archivio.
3 Maggiore sicurezza
A differenza della versione cartacea, un documento digitale può essere protetto da password, criptato, salvato in sicurezza su cloud. È possibile restringere gli accessi e tracciare le attività legate al file.
4 – Migliore collaborazione
Sarà molto più semplice condividere progetti e collaborare, anche a distanza.
5 Verifiche rapide
I controlli legali, fiscali o delle procedure aziendali in genere saranno semplificati: i file si possono organizzare e presentare molto più rapidamente in caso di necessità.
6 Miglior Customer Service
Invece di stampare e spedire fatture o documenti a clienti in vari luoghi, la digitalizzazione permette invii istantanei e comunicazioni molto più rapide ed economiche.
7 Minor accumulo di carta
Basta scrivanie colme di fogli: gestire grandi moli di carta è uno spreco di tempo e di spazio oltre che uno stress inutile, facilmente evitabile con un archivio digitale.
8 Immunità da rischi naturali
Incendi, inondazioni e calamità possono mettere a serio rischio la sopravvivenza di un’azienda. Con il backup dei file e la loro digitalizzazione i vostri dati sono sempre al sicuro.
9 Più tempo
Secondo alcune statistiche il tempo medio per ritrovare un documento cartaceo è di circa 37 minuti. I file digitali si trovano rapidamente senza bisogno di spostarsi dalla postazione.
10 Un pianeta più pulito
La digitalizzazione dei documenti non fa bene soltanto alla vostra azienda, ma anche alla Terra, riducendo gli sprechi di carta, quindi i disboscamenti e lo smaltimento dei rifiuti.