InSafe: il software per la gestione degli accessi aziendali
La gestione degli accessi aziendali è spesso sottovalutata, ma rappresenta un punto critico per la sicurezza aziendale.
Infatti, molte aziende utilizzano ancora registri cartacei o procedure manuali poco tracciabili, che non garantiscono il controllo necessario né l’affidabilità dei dati.
InSafe nasce dalla nostra esperienza e dall’ascolto delle esigenze dei nostri clienti. Per questo motivo, abbiamo sviluppato un software modulare e personalizzabile, progettato per la digitalizzazione degli accessi aziendali con un flusso semplice, sicuro e completamente automatizzato.
Cos’è InSafe: il software per digitalizzare gli accessi aziendali
InSafe è un software per la gestione degli accessi dei visitatori che elimina la registrazione manuale e assicura:
- Tracciabilità completa degli ingressi e delle uscite
- Conformità alle policy aziendali
- Sicurezza per ospiti, dipendenti e fornitori
In particolare, il sistema si compone di:
- Dashboard web per la gestione delle visite in tempo reale
- Totem fisico di registrazione in sede, per check-in, formazione e rilascio badge
In questo modo, ogni visitatore aziendale è guidato passo dopo passo, dalla pre-registrazione online fino alla certificazione dell’uscita.
Sistema gestione visitatori: gli attori coinvolti
Il flusso di InSafe coinvolge diverse figure aziendali, ognuna con un compito specifico:
- Admin: controlla lo storico visite e supervisiona l’intero processo
- Host: invita i visitatori, certifica ingressi e uscite
- Guest (Ospite): riceve l’invito via e-mail, si registra e completa la formazione al totem
- TSM (Technical Services Manager): approva l’accesso garantendo la sicurezza aziendale
Il flusso digitale degli accessi con InSafe
- Invito
L’Host inserisce i dati del visitatore nella piattaforma e invia un invito con link alla pre-registrazione. - Pre-registrazione
Il Guest compila il modulo online e accetta le policy. Il tutto viene inviato al TSM per l’approvazione. - Approvazione
Il TSM verifica i dati e, se approva l’accesso, viene generato un OTP valido per il giorno della visita. - Ingresso in azienda
Il Guest inserisce l’OTP nel totem, conferma i dati, segue la formazione e riceve il badge. Il sistema notifica receptionist e Host, che certifica l’ingresso e l’uscita.
Al termine della visita, il badge viene restituito e l’Host chiude il flusso direttamente dal totem.
Totem di registrazione dei visitatori: un’interfaccia sicura e autonoma
Il totem InSafe consente ai visitatori dell’azienda di registrarsi, ricevere formazione e accedere in totale autonomia. È uno strumento che riduce il carico per il personale di reception e garantisce tracciabilità degli accessi, minimizzando il margine di errore.
Vantaggi di InSafe per le aziende
Implementare InSafe porta numeorsi benefici concreti:
- Maggiore sicurezza aziendale, grazie al controllo accurato degli ingressi
- Storico tracciabile e documentato, utile per audit e verifiche interne
- Ottimizzazione dei tempi, con flussi automatizzati e meno attività manuali
- Compliance garantita con le normative interne e le policy di sicurezza (incluso il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR)
- Flessibilità dei flussi, adattabili a ogni tipo di struttura e processo aziendale
Perché digitalizzare la gestione degli accessi
In un contesto in cui sicurezza, tracciabilità e compliance sono prioritari, digitalizzare la gestione accessi aziendali diventa essenziale. Le aziende che desiderano allinearsi agli standard internazionali possono inoltre prendere come riferimento la norma ISO/IEC 27001 sulla sicurezza delle informazioni.
Pertanto, con InSafe, ogni fase è gestita in modo sicuro, efficiente e personalizzabile.
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