Servizi di stampa gestita

Il Managed Print Service, o servizio di stampa gestita, nasce come un sistema per la gestione in outsourcing dei grandi parchi di stampanti multifunzione ma nel tempo si è dimostrato un processo vincente anche per aziende con un numero di dispositivi ridotto.

Il sistema prevede soluzioni personalizzate per una gestione intelligente ed ecosostenibile del parco stampanti che tenga conto dei consumi aziendali, dei reali costi in termini di consumabili, ricambi ed energie e quindi anche dell’impatto ecologico.

Per individuare la soluzione che meglio si adatta alle esigenze di un’azienda, cominciamo facendo un’analisi sul reale impiego che il nostro cliente fa dei suoi dispositivi, concentrandoci sulle modalità di utilizzo, sul tipo di prestazioni richieste e sul volume di stampe effettuate quantificandolo e delineandone la distribuzione all’interno dell’infrastruttura aziendale.

Lo scopo di questa valutazione iniziale è quello di delineare un progetto che ha l’obiettivo di ottimizzare i processi di stampa, andando ad abbattere i costi, individuando gli sprechi, i dispositivi sottoutilizzati e quelli sottoposti a particolare stress.

Completata questa fase preliminare, tracciamo un layout dell’organizzazione delle periferiche valutando i dispositivi presenti e adibendoli alle funzioni più idonee, identificando il contesto adeguato alle caratteristiche di ogni device tenendo conto delle modalità di stampa, dell’ambiente lavorativo e delle necessità del personale.

Indirizziamo dove necessario il cliente all’introduzione di dispositivi che possono rispondere in modo più efficiente alle esigenze operative dell’azienda.

L’obiettivo è quello di minimizzare il più possibile l’impatto della riorganizzazione del sistema sul modus operandi dei dipendenti, individuando la soluzione che si avvicina maggiormente all’operatività interna abituale e rendendo così più efficiente ed economicamente sostenibile il cambiamento.

La quantificazione e l’impiego delle risorse sono alla base di un servizio ben strutturato.
A questo scopo nella fase iniziale provvediamo all’installazione di un software sulla rete aziendale per l’analisi del parco macchine. Questo strumento avanzato ci permette di raccogliere ed analizzare i dati fondamentali per la corretta formulazione del nostro progetto.

Una volta individuata l’offerta ottimale, siamo pronti per gestire completamente il parco macchine dell’azienda o dove necessario proponiamo gli apparecchi che rispondono ai requisiti richiesti.

Grazie al monitoraggio da remoto eseguito con i nostri software verifichiamo in tempo reale le multifunzione in gestione, tenendo sempre sotto controllo lo stato di servizio della macchina.
Questa costante attività di verifica ci permette di anticipare potenziali problematiche, così da portare alla massima efficienza lo strumento, e di ridurre i tempi di ripristino contenendo eventuali rallentamenti del flusso di lavoro all’interno dell’azienda.

Il monitoraggio ci permette, attraverso i dati rilevati, di analizzare lo stato di servizio di ogni singola stampante multifunzione. Analizzato lo stato dell’arte valutiamo nel tempo l’adeguatezza del dispositivo ai bisogni del cliente. Questo ci permette di evitare o correggere un importante aumento dei costi di gestione, che può essere causato ad esempio dal sottoutilizzo di uno strumento dedicato alla produzione di un alto volume di stampe o viceversa dall’impiego esagerato di un dispositivo con prestazioni ridotte.

Il cliente quindi non deve più preoccuparsi della gestione della stampa, poiché ci pensiamo noi proattivamente.

Il monitoraggio inoltre permette di verificare il livello di esaurimento dei consumabili e l’eventuale necessità di ricambi per l’apparecchio, anticipando possibili guasti che porterebbero alla diminuzione dell’efficienza del lavoro svolto dal personale dell’azienda.

Per tutti gli eventi non prevedibili, IopGroup offre un servizio completo di assistenza per ovviare a qualsiasi inconveniente.

Ma non ci fermiamo qui, attraverso una costante attività di aggiornamento e informazione, ottimizziamo le prestazioni del parco macchine informando il nostro cliente su nuove opportunità funzionali e di risparmio economico per migliorare il ritorno sull’investimento.